01 · Документи
Розбір рахунків, договорів і накладних
Витяг реквізитів, сум, строків і умов у структурований вигляд із перенесенням в облік. Спірні поля позначаються для перевірки, а не проставляються навмання.
Автоматизуємо рутину, яку ніхто не рахує.
Беремося за процеси, де на вході текст або документ, а не рівне значення в полі: розбір рахунків і договорів, підготовка звітів, маршрутизація заявок, пошук по регламентах. Спочатку рахуємо години, потім впроваджуємо.
Арифметика
Вигода рахується просто: частота операції × хвилини на неї × вартість години
Операція на 15 хвилин, яку виконують 40 разів на день, – це 10 годин щодня, або два повні місяці роботи однієї людини за рік. Саме такі процеси, непомітні поодинці, і дають ефект, який видно в бюджеті.
Якщо процес описується правилами «якщо – то», ми запропонуємо звичайну автоматизацію без моделі. Вона дешевша, швидша й передбачуваніша.
- 01Як часто виконується операція
- 02Скільки хвилин займає одна одиниця роботи
- 03Що на вході: форма, документ чи вільний текст
- 04Скільки систем задіяно й де розриви
- 05Ціна помилки та як її зараз ловлять
- 06Хто підтверджує результат перед наступним кроком
Сценарії
Чотири типи процесів, де ефект видно найшвидше
02 · Звітність
Збір зведень і пояснення відхилень
Регулярний звіт формується з ваших джерел, а до цифр додається текстовий коментар: що змінилось і за рахунок чого. Керівник читає висновок, а не будує таблицю.
03 · Заявки
Класифікація й маршрутизація звернень
Вхідні листи, тікети й внутрішні запити розбираються за темою, терміновістю й відповідальним. Дублікати обʼєднуються, типові – закриваються шаблоном.
04 · Знання
Пошук по регламентах і документації
Співробітник ставить питання своїми словами й отримує відповідь із посиланням на документ-джерело. Менше запитів до колег і менше рішень «як памʼятаю».
Автоматизувати безлад – це отримати швидший безлад. Спершу процес, потім модель.
Пілот
Один процес і один відділ – і чесний замір
Беремо обмежений обсяг: один процес із найбільшою кількістю повторень. Порівнюємо з тим, як це робилось раніше.
- 01Вибір процесу й відділу
- 02Базовий замір часу
- 03Сценарій на ваших даних
- 04Перевірка перед наступним кроком
- 05Рішення про масштаб
Вимірюємо час на одиницю роботи, частку операцій, що пройшли без правок, кількість помилок, які довелось виправляти, і витрати на модель. Якщо економія менша за вартість утримання, масштабування не пропонуємо.
Чесна межа
Що ми не віддаємо моделі
-
01 · Рішення
Платежі, договори й кадрові питання
Модель готує розрахунок або чернетку, підтверджує людина. Дію з фінансовими чи юридичними наслідками не запускаємо автоматично.
Крок підтвердження · Журнал дій
-
02 · Винятки
Нетипові випадки й погана якість вхідних даних
Нерозбірливий скан, нестандартна форма, суперечливі дані – це не привід «здогадатись». Такі одиниці позначаються й ідуть на ручний розбір.
Поріг впевненості · Черга на перевірку
-
03 · Дані
Комерційна таємниця та персональні дані
Передаємо мінімум, потрібний для задачі, зі знеособленням там, де це можливо. Постачальник моделі, регіон обробки й строк зберігання узгоджуються до старту.
Мінімізація даних · Політика зберігання
-
01
Зустріч 30 хвилин
Які процеси болять, скільки людей задіяно, які системи використовуються, де зараз затримки.
-
02
Діагностика та розрахунок
Заміряємо частоту й тривалість операцій, відділяємо те, що вирішується правилами, від того, що потребує моделі, і рахуємо економію по кожному сценарію.
-
03
Пілот на одному процесі
Робота з обовʼязковою перевіркою людиною, журнал правок і помилок, порівняння з базовим заміром.
-
04
Масштабування та інтеграція
Підключення до облікових систем і сховищ, регламент для співробітників, моніторинг якості та витрат на модель.
Вартість
Спочатку розрахунок економії, потім впровадження
Оплата моделей і сторонніх сервісів іде постачальникам за фактичним обсягом використання.
Діагностика процесів2–3 тижні
від $2 000
Замір поточних операцій і черга сценаріїв за співвідношенням економії, вартості та ризику.
- Карта процесів із часом на кожен крок
- Що вирішується правилами, а що моделлю
- Оцінка економії в годинах і грошах
- План впровадження за пріоритетами
Пілот і впровадження4–6 тижнів
від $4 000
Один процес під ключ із контролем якості та інтеграцією у ваші системи.
- Сценарій на ваших даних
- Інтеграція з обліком, поштою й сховищем
- Контроль якості й крок підтвердження
- Звіт про фактичну економію
Питання
Що зазвичай запитують про AI в процесах
Звичайна автоматизація працює там, де процес описується правилами: якщо поле дорівнює значенню – виконати дію. AI потрібен там, де на вході текст, документ або неструктуровані дані й людина щоразу приймає рішення за змістом. Якщо задачу можна закрити правилами, ми так і скажемо – це дешевше й надійніше.
З того, який виконується часто, займає багато хвилин на одиницю й має прийнятну ціну помилки. Рідкісні складні процеси з високою ціною помилки залишаємо людині – там економія не покриє ризик.
Для типових форм точність висока, для сканів поганої якості й нестандартних бланків – нижча. Тому в процес закладається перевірка: спірні поля позначаються й потрапляють людині, а не проходять мовчки.
Зазвичай ні. Працюємо з тим, що вже є: обліковою системою, CRM, поштою, сховищем документів. Заміна системи – окреме рішення, і ми не пропонуємо його заради впровадження AI.
Процес будується так, щоб рішення з наслідками лишалося за людиною: модель готує, співробітник підтверджує. Для кожного сценарію фіксуємо, що перевіряється обовʼязково, а що проходить автоматично.
Діагностика – 2–3 тижні, пілот на одному процесі – 4–6 тижнів разом із заміром до і після. Далі масштабування залежить від того, що покажуть цифри.
Початок
Порахуємо години на рутину – і скажемо, що з цього варте автоматизації
30 хвилин онлайн із фаундером. Розберемо два-три найважчі процеси й системи, у яких вони живуть. Резюме надішлемо письмово.