Забронювати зустріч

Спершу логіка процесів – потім автоматизація.

Досліджуємо, як робота відбувається насправді, прибираємо зайві дії та проєктуємо систему навколо рішень, відповідальності й даних.

Обговорити внутрішню систему Показати наш підхід

Процеси · Ролі · Рішення · Дані · Відповідальність · Автоматизація

«Потрібна CRM / система обліку заявок і погоджень» Яку роботу після запуску бізнес більше не повинен виконувати вручну?

Проблема не у відсутності CRM

Нова система не виправить процес, який ніхто не переглянув. Вона лише зробить його цифровим.

Компанія може замінити таблиці на CRM, листування на статуси, а ручні погодження на автоматичні маршрути. Але якщо відповідальність розподілена неправильно, дані дублюються, а зайві етапи залишаються, бізнес отримає новий інтерфейс для старої проблеми.

Тому ми починаємо не з полів, статусів і модулів, а з реального маршруту роботи та точок ухвалення рішень.

Як це виглядає через півроку

Співробітники продовжують обходити систему, менеджери ведуть власні таблиці, керівництво отримує неповну картину.

Кожне доопрацювання автоматизує ще один виняток, і вартість підтримки зростає швидше за користь.

Автоматизація неправильного процесу лише дозволяє швидше виконувати непотрібну роботу.

Маршрут роботи через компанію: подія, дані, рішення, відповідальність, дія, результат

Подія · дані · рішення · відповідальність · дія · результат

Архітектура · вартість процесу

Вартість внутрішньої системи визначає не кількість функцій. А кількість ручної роботи, яку бізнес продовжить виконувати після запуску.

Система може бути технічно завершеною, але не скорочувати час операцій, не зменшувати кількість помилок і не прискорювати рішення. У такому випадку компанія оплачує і розробку, і старий спосіб роботи одночасно.

Гроші витратили на систему

Процес переїхав без змін

  • перенесли наявні поля та статуси
  • відтворили всі історичні етапи
  • автоматизували зайві погодження
  • залишили дублювання відповідальності
  • додали ще одне місце для введення даних
  • зберегли ручні обхідні шляхи
  • кожен виняток реалізували окремою функцією

Компанія продовжує оплачувати ручну роботу й додатково платить за підтримку системи, яка її не прибрала

Гроші інвестували в операційну модель

Процес змінився до автоматизації

  • визначили результат процесу
  • прибрали дії, які не створюють цінності
  • зафіксували відповідальність
  • визначили єдині джерела даних
  • скоротили кількість погоджень
  • автоматизували повторювані рішення
  • залишили людині лише дії, що потребують її оцінки

Кожна наступна операція потребує менше часу, ручних дій і передачі контексту між людьми

Правильна система не просто коштує грошей. Вона змінює вартість кожної операції після запуску.

Коли готової CRM недостатньо

Кастомна система потрібна не через унікальність бізнесу. А коли стандартний інструмент робить критичний процес дорожчим або повільнішим.

  1. 01

    Процес розподілений між декількома інструментами

    Співробітники переносять дані вручну, а компанія оплачує повторення однієї роботи.

  2. 02

    Рішення залежить від конкретної людини

    Процес зупиняється через відсутність співробітника або втрату контексту.

  3. 03

    Готова CRM не підтримує ключові правила

    Команда створює таблиці, нотатки й обхідні сценарії поруч із системою.

  4. 04

    Одні дані вводять декілька разів

    Зростає кількість помилок, а перевірка займає більше часу, ніж сама дія.

  5. 05

    Кожен виняток потребує ручного погодження

    Вартість операції зростає разом із кількістю клієнтів і замовлень.

  6. 06

    Керівництво не бачить реального стану процесу

    Рішення ухвалюються на основі звітів, які запізнюються або не збігаються.

Кастомна розробка не потрібна, якщо стандартна CRM закриває ключовий процес без постійних обхідних шляхів і дорогих модифікацій.

Ми рекомендуємо власну систему лише тоді, коли її вартість виправдана зміною операційної моделі бізнесу.

Процес → архітектура

Стратегія визначає, яку роботу потрібно змінити. Архітектура як система зробить цю зміну можливою.

Кожен рівень має операційну ціну: він визначає, скільки часу займе операція, скільки людей у ній задіяно та скільки коштуватиме наступна зміна.

  1. 01Бізнес-результатЩо повинно стати швидшим, дешевшим, точнішим або прозорішим.
  2. 02Реальний процесЯк робота відбувається насправді, включно з винятками та обхідними шляхами.
  3. 03Точки рішень і роліДе людина обирає й погоджує та хто відповідає за дію, дані й результат.
  4. 04ПравилаЩо система виконує автоматично, а де рішення залишається за людиною.
  5. 05ДаніЗвідки надходить інформація, хто її змінює і де єдине джерело правди.
  6. 06РозвитокЯк додаються нові процеси й підрозділи без перебудови основи.

Кожен рівень має операційну ціну

Час операціїКількість ручних дійОбсяг погодженьДублювання данихЗалежність від людейВартість наступної зміни
Схема цільової операційної моделі: рішення, правила, дані, відповідальність

Артефакт стратегічного етапу · рішення · правила · дані

Стратегія визначає, яку операцію варто змінити. Архітектура скільки коштуватиме виконувати й розвивати її після запуску.

Метод

До першого макета потрібно відокремити бізнес-правила від звичок, які накопичувалися роками.

Наталія Шекер особисто бере участь у дослідженні процесу, декомпозиції операційної моделі, визначенні меж першої версії та перевірці ключових архітектурних рішень.

Ви працюєте не з менеджером, який передає побажання між командами, а з людиною, яка відповідає за зв’язок між процесом, архітектурою та вартістю наступних змін.

  1. 01

    Відновлюємо реальну картину

    Спілкуємося з учасниками процесу та перевіряємо, як робота відбувається насправді. Компанія не платить за автоматизацію процесу, який існує лише в регламенті.

  2. 02

    Знаходимо втрати

    Фіксуємо повторні дії, очікування, ручну передачу даних і зайві погодження. Перша версія не містить функцій для підтримки непотрібної роботи.

  3. 03

    Визначаємо точки рішень

    Розділяємо автоматичні правила й дії, які потребують оцінки людини. Автоматизація скорочує час, не забираючи необхідний контроль.

  4. 04

    Проєктуємо архітектуру

    Пов’язуємо ролі, сценарії, правила, дані та інтеграції. Зміна одного правила не вимагає перебудови декількох частин системи.

  5. 05

    Формуємо першу версію

    Вибираємо один завершений процес із вимірюваним операційним результатом. Бізнес запускає менший обсяг і перевіряє ефект до інвестиції в повну систему.

I – Процес

Операційна модель

Яку роботу бізнес перестає виконувати і що змінюється в щоденних операціях.

II – Межі

Межі першої версії

Один завершений процес замість спроби охопити всі відділи одразу.

III – Наслідки

Наслідки рішень

Як сьогоднішнє правило впливає на вартість підтримки та швидкість наступних змін.

Мета не автоматизувати більше. Мета залишити бізнесу менше роботи, яку взагалі потрібно виконувати.

Результат етапу

Після етапу стратегії та архітектури ви знаєте, який процес змінюємо, що автоматизуємо і за що варто платити в розробці.

  1. 01

    Модель поточного процесу

    Учасники, дії, рішення, дані, затримки та обхідні шляхи.

  2. 02

    Цільова операційна модель

    Як процес повинен працювати після змін.

  3. 03

    Карта ролей і відповідальності

    Хто діє, ухвалює рішення, контролює та відповідає за результат.

  4. 04

    Модель бізнес-правил

    Що автоматизується, де потрібна людина та як обробляються винятки.

  5. 05

    Архітектура даних та інтеграцій

    Джерела інформації, залежності та відповідальність за дані.

  6. 06

    Межі першої версії

    Один завершений процес, достатній для перевірки операційного результату.

  7. 07

    Карта ризиків

    Невизначеності, які можуть вплинути на строки й бюджет.

  8. 08

    Основа для оцінки розробки

    Погоджена модель замість приблизного списку функцій.

Артефакти першого етапу: модель процесу, карта ролей, межі першої версії

Матеріали, які залишаються у клієнта після першого етапу

Результат етапу має самостійну цінність і не зобов’язує замовляти подальшу розробку з Sheker.Agency. Ви можете продовжити роботу з нами, передати матеріали внутрішній команді або відмовитися від розробки, якщо її вартість не виправдана результатом.

Enterprise-контекст

Внутрішня система не замінює весь цифровий ландшафт компанії. Вона повинна правильно розподілити відповідальність між його частинами.

I

CRM та ERP

Яка система відповідає за клієнта, замовлення, фінанси й операції.

II

Дані

Де знаходиться єдине джерело правди та хто має право змінювати інформацію.

III

Інтеграції

Які дії потребують обміну в реальному часі, а де достатньо періодичної синхронізації.

IV

Безпека й доступи

Хто бачить, змінює, погоджує та видаляє критичну інформацію.

V

Legacy та міграція

Що зберегти, інтегрувати або поступово замінити, які дані мають цінність і як уникнути зупинки роботи.

VI

Внутрішня команда

Як розподіляється відповідальність між Sheker.Agency, IT-командою клієнта й іншими підрядниками.

Ми враховуємо не лише вартість нової системи, а й ціну її впровадження в реальну роботу компанії.

Після запуску

Запуск показує не те, чи працює система. А те, чи змінився спосіб роботи бізнесу.

01

Скільки ручних дій залишилося

02

Де співробітники обходять систему

03

Які рішення все ще затримують процес

04

Де дані вводяться повторно

05

Які правила створюють зайві винятки

06

Які зміни дадуть найбільший операційний результат

За потреби ми працюємо разом із внутрішньою продуктовою або IT-командою та передаємо контекст ухвалених рішень.

Наступний бюджет спрямовується не на нові побажання, а на зміни, необхідність яких підтверджена реальною роботою системи.

Типові ситуації

Три рішення, які змінюють вартість операції.

Не публікуємо внутрішні процеси та показники клієнтів. Показуємо логіку рішень і операційний наслідок.

Процес між декількома підрозділами

Вихідна проблема

Заявка проходить через кілька відділів, кожен веде власний облік і вручну передає дані далі.

Поверхневе рішення

Створити спільну систему з полями всіх відділів і статусами кожного етапу.

Архітектурне питання

Хто відповідає за результат на кожному переході і які дані створюються лише через недовіру до попереднього кроку?

Рішення

Визначити єдине джерело даних, скоротити переходи й закріпити відповідальність за результат, а не за етап.

Операційний наслідок

Частина переходів зникає разом із повторним введенням даних, а затримки перестають залежати від завантаженості окремих людей.

Система погодження нестандартних умов

Вихідна проблема

Кожна нестандартна умова погоджується вручну, а рішення залежить від доступності керівника.

Поверхневе рішення

Автоматизувати наявний маршрут погоджень у тому вигляді, у якому він склався.

Архітектурне питання

Які відхилення можна описати правилом, а які справді потребують рішення людини?

Рішення

Винести межі допустимих умов у правила, залишити людині лише випадки поза межами й зафіксувати відповідальність за виняток.

Операційний наслідок

Більшість запитів проходить без очікування, а керівник ухвалює рішення лише там, де його оцінка справді потрібна.

Операційна система сервісної компанії

Вихідна проблема

Планування, виконання й закриття робіт живуть у таблицях, месенджерах і пам’яті координаторів.

Поверхневе рішення

Перенести таблиці в систему без зміни логіки планування та закриття робіт.

Архітектурне питання

Який стан роботи є джерелом правди й у який момент він змінюється?

Рішення

Спроєктувати модель станів робіт, правила переходів і відповідальність за їхнє підтвердження, а вже потім інтерфейси.

Операційний наслідок

Координатори перестають збирати статуси вручну, а керівництво бачить стан робіт без окремої звітності.

Формат і вартість

Ми оцінюємо не кількість екранів, а складність процесу та обсяг роботи, який система повинна прибрати.

Стратегія та архітектура4–6 тижнів

від $10 000

Перебудована логіка процесу до початку розробки.

  • Дослідження процесу
  • Цільова операційна модель
  • Ролі та відповідальність
  • Правила й винятки
  • Дані та інтеграції
  • Межі першої версії та основа для оцінки

Етап має самостійну цінність і не зобов’язує замовляти подальшу розробку.

Залишити заявку

Перша версія системивід 8 тижнів

від $25 000

Один завершений процес із вимірюваним операційним результатом.

  • Один завершений процес
  • Реальні ролі
  • Ключові правила
  • Необхідні дані
  • Базові інтеграції
  • Запуск і перевірка результату

Це не скорочена копія всієї системи, а завершений процес, на якому можна перевірити операційний ефект.

Залишити заявку

Розробка системивід 12 тижнів

Індивідуально

Типові проєкти стартують від $50 000. Точний бюджет визначається після етапу стратегії та архітектури.

  • Кількість процесів і ролей
  • Бізнес-правила
  • Дані та інтеграції
  • Безпека
  • Міграція
  • Рівень невизначеності

Систему не оцінюють кількістю екранів.

Залишити заявку

{{Ціни потребують фінального підтвердження власником Sheker.Agency перед публікацією}}

Заявка

Перш ніж оцінювати розробку CRM, потрібно зрозуміти, яку роботу бізнес після неї більше не повинен виконувати вручну.

На першій розмові обговоримо процес, учасників, рішення, дані та системи, які вже використовує компанія. Визначимо, де достатньо налаштувати готову CRM, де потрібно переглянути процес, а де виправдана власна розробка.

Якщо стандартне рішення закриває задачу без дорогих обхідних шляхів, ми скажемо про це до початку проєкту.






    Надішлемо підтвердження й посилання на зустріч. Без презентацій – одразу про ваші показники.

    Перша розмова про вартість і логіку вашого процесу, а не про продаж максимальної команди розробників. Внутрішні процеси, дані та матеріали проєкту не буде опубліковано або передано третім сторонам.

    Пов’язані послуги Розробка B2B-платформ Розробка маркетплейсів Розробка цифрових продуктів Розробка eCommerce-платформ

    INFO@SHEKER.AGENCY+38 097 789 84 09
    +38 098 698 94 77
    Viber · Telegram · WhatsApp